İŞ ANALİZİ NEDİR? NASIL YAPILIR?

İŞ ANALİZİ NEDİR? NASIL YAPILIR?

Günümüzde birçok işletmenin henüz çözemediği ve önemli sıkıntılarını içeren insan kaynakları işlevlerinden, işgücü planlamasının yapılması, uygun personelin işe alınması, gerekli eğitimlerin belirlenmesi ve verilmesi, performans değerlendirilmesi, personelin alacağı ücretin adil biçimde belirlenmesi gibi konuların çözülmesi için yapılan işle ilgili detaylı bilgi sahibi olmak gerekir.

İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir. İşletmenin bünyesinde yer alan ve birbirinden farklı tüm işlerle ilgili bilgilerin toplanması, değerlendirilmesi ve örgütlendirilmesidir (Geylan, 1996).

İş analizi teknik bir konu olmasından dolayı, iş analizini yapan kişilerin, belli bir bilgi birikimine ve iş deneyimine sahip olması gerekir. İş analizi yapan kişilere “iş analisti” denir. İşletmelerde iş analistleri çalışanlarından olabileceği gibi daha profesyonel ve objektif olacağı için çoğunlukla danışmanlık yapan kişilerden destek alınması tercih edilir.

İş analisti, bir işi yapmakta olan personelden ve onların amirlerinden gözlem, mülakat, anket gibi yollarla edindiği bilgileri kendi uzmanlık bilgileriyle birleştirerek iş analizi yapar.

İş analizinde işi yapan personel değil, sadece işin kendisi analiz edilir. İş analisti, işi kimin yaptığına ve nasıl yapması gerektiğine karışmaz. O sadece, işin nasıl yapıldığını dikkate alır.

İş analizi, fiilen çalışan işçilerin iş başındaki çalışma davranışlarının objektif olarak ölçümüne dayalı olarak yapılmalıdır. Analistler işle ilgili bilgileri, mülakat veya anket yöntemleri kullanarak işi yapan işçinin kendisinden veya amirinden sağlayabilir veya gözlem yaparak elde edebilirler.

İş analizi sürecinde işlere ilişkin veriler, genel olarak işlerin içerdiği görevlerin nasıl yapıldığını, kullanılan araç, gereç, malzeme ve teçhizatı, işin içerdiği tehlikelere, gerektirdiği yetenek ve öğrenim düzeyine, işin fiziksel ve sosyal çevre koşullarına ilişkin bilgiler yer alır.

Bir işletmede birbirinden farklı her işin analizinin yapılması gerekir. Aynı işi yapan birden çok kişi olması halinde de sadece bir kişinin yaptığı işin incelenmesi yeterlidir.

İş analizi bilgileri elde edildikten sonra iş tanımları ve iş gerekleri haline getirilir. İş analizi bilgileri, işletme içinde aşağıdaki alanlarda kullanılır (Geylan, 2007):

Organizasyon şemasının oluşturulması: İş analizi bilgileri, organizasyon yapısı oluşturulurken alınan kararlar için temel teşkil eder.

Personel seçimi ve İşgücü planlaması: İş analizi bilgileri, boşalan veya yeni görevlerde çalıştırılmak üzere işletme içinden veya dışından personel almak için bilinmesi gerekli olan işgücü niteliklerini ortaya koyar. (Bilgi, eğitim, kişilik özellikleri, deneyim vb.)

İş ve araç gereç dizaynı: Örneğin muhasebe personelinin dosya dolabının uzak olması sebebiyle çok defa kalkıp dolaba gidiyorsa bu iş analizi ile saptanabilir. Böylece zaman, kalite ve maliyette avantajlar elde edilerek iş analizi bilgileri,  işin basitleştirilmesi veya geliştirilmesi şeklinde değişikliklere gidilmesi gereğini ortaya koyabilir.

Personel eğitimi: İş analizi, eğitim programları düzenlenirken ihtiyaç duyulan, işin ne tür ve hangi düzeyde bilgi gerektirdiği konularda ön bilgi sağlar.

Performans değerleme ev ücret yönetimi: İş analizleri, çalışanların işlerini ne derece başarıyla yerine getirdiklerinin belirlenmesi ve personele yaptığı işin karşılığını adil biçimde verecek bir ücret sistemi geliştirilmesine yönelik çabalara işlerin birbirine göre olan önem derecelerini, gerektirdikleri personel niteliklerini ortaya koyarak katkıda bulunur.

Belirsizlikten kaynaklanan sorunların azaltılması: İş analizi bilgileri, personelin işine ilişkin olarak kendisinin ve işletmedeki diğer çalışanların yaşadıkları belirsizlikleri azaltır. İş analizi bilgileri hangi görevlerin hangi işi yerine getirenin sorumluluğunda olduğunu kesin olarak ortaya koyar. İş tanımları ve çalışma formları ile personelden beklentiler netleşir.                  

İş analizinde aşağıdaki sorulara cevap aranır.

  • Personel ne yapıyor?
  • Personel işi nasıl yapıyor?(yöntem ve teknikler)
  • Personelin kullandığı makineler, aletler, donanım, vb. şeyler nelerdir?
  • Personel yaptığı bu iş sonrasında hangi çıktıları sağlıyor? (ürün, hizmet)
  • Personelin kendisinden yapması beklenen bu işi normal bir düzeyde yerine getirebilmesi için ne tür yetenek, bilgi ve tecrübeye sahip olması gerekiyor? (Personelin yaptığı işin gerekleri nelerdir?)
  • İş hangi koşullarda yapılıyor? (İşin yapıldığı ortamın ve çevrenin faktörleri)

İşletme içinde işler yönetsel, teknik ve büro işleri gibi çeşitli türlere ayrılabilir. İş analizinde bu türlere de dikkate edilmelidir. İş analizi aşamaları aşağıdaki gibidir.

  • Analiz edilecek işleri belirlenmesi,
  • Soru formu hazırlama,
  • Bilgi toplama, gözlem
  • Bilgilerin tasniflenmesi, değerlendirilmesi
  • İş analiz bilgilerinin kullanılması

Mikro ölçekli işletmelerde (1-10 arası personeli bulunan) kurucu çoğunlukla işin tüm detaylarını bildiğinden iş analizi sonucu ortaya çıkacak iş tanımları ve gereklerini yüksek düzeyde kendiliğinden bilir ve oluşturur. Fakat ilerleyen süreçlerde işletmenin büyümesi (KOBİ olması) ve çalışanların çoğalması, teknoloji, makine ve araç kullanımı ile süreçlerde değişiklikler olması, yeni iş tanımlarının çoğalması, kurucunun daha önce bilmediği işlerin ortaya çıkması, baskın müşteri ve piyasa talepleri ve kurucunun operasyonel işlerden uzaklaşması ve bilgi azalması sonucu iş analizlerine ihtiyaç duyulur.

Birçok Kobinin üzerinde durmadığı veya yapmayı bilmediği iş analizleri büyük ölçekli işletmeler için olmazsa olmaz bir konudur. Her düzeyde işletmenin üzerinde durması ve uygulaması ile katma değer elde edeceği muhakkaktır.  

Abdullah ÖNGÜN/Yönetim Danışmanı

aongun@ayyildizdanismanlik.com / www.ayyildizdanismanlik.com.tr

Bu yazı Genel kategorisine gönderilmiş ve , , , , , ile etiketlenmiş. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

İŞ ANALİZİ NEDİR? NASIL YAPILIR? için 3 cevap

  1. Emin der ki:

    Biz bir hastanede iş analizi yapmak istiyoruz, bu konuda bize bilgiler verebilirmisiniz.

  2. Emin der ki:

    Biz bir hastanenin iş analizini yapacağız bu konuda bize yardımcı olurmusunuz.

  3. Emrah Aydin der ki:

    iş analistliği için bir sertifika eğitimi mevcut mu?

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

*

Şu HTML etiketlerini ve özelliklerini kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>